È estremamente difficile definire cosa sia il Controllo
di Gestione in modo conciso senza rifarsi a concetti quali Strategia, Alta
Direzione e Organizzazione, tanto è articolato e passibile di varianti; si
prenda, ad esempio, quanto riportato nella Norma UNI EN ISO 9000:2000:
“Per guidare e far funzionare con
successo una organizzazione è necessario dirigerla e tenerla sotto controllo in
maniera sistematica e trasparente. Il successo può derivare dall’attuazione e
dall’aggior-namento di un sistema di gestione progettato per migliorare con
continuità le prestazioni tenendo conto delle esigenze di tutte le parti
interessate. La gestione di un’organizzazione comprende - tra le altre
discipline di gestione - la gestione per la qualità.”
Il
fatto che il brano riportato compaia
nella prima pagina
della norma e che la norma raccolga i fondamenti e riporti la definizione dei
termini su cui si basano tutte le norme della famiglia 9000 dovrebbe assicurare
a tale brano un’applicabilità universale.
Le
tre sigle (UNI, EN ed ISO) rappresentano altrettanti enti di standardizzazione
nazionali ed internazionali e nell’ultima revisione della norma, quella del
2005, il brano è stato modificato sostituendo i due ‘-‘ con delle virgole e
messo l’apostrofo a una organizzazione che
è diventata un’organizzazione; in altre parole: l’hanno letto in tanti e
dopo cinque anni l’hanno lasciato di fatto invariato.
Il
brano che, per quanto sopra esposto, dovrebbe essere chiaro e di immediata
comprensione risulta invece vago e criptico per l’uso reiterato di alcuni
termini:
“Per guidare e far funzionare con
successo una organizzazione
è necessario dirigerla e tenerla sotto controllo in maniera sistematica e
trasparente. Il successo può derivare dall’attuazione e dall’aggior-namento di
un sistema
di gestione
progettato per migliorare con continuità le prestazioni tenendo conto delle
esigenze di tutte le parti interessate. La gestione di un’organizzazione comprende - tra
le altre discipline di gestione - la gestione per la qualità.”
Le
parole organizzazione, gestione, sistema, controllo prese
singolarmente evocano dei concetti chiari e di uso comune, ma quando sono
“messi assieme” la cosa si complica. Per questo propendo per un approccio
diverso e più “immediato”.
Gestire al
meglio un’azienda significa porsi, di continuo, le seguenti tre domande:
- Dove siamo? Ovvero in quali situazione
ci troviamo, quali sono i risultati che abbiamo conseguito ad oggi?
- Dove vogliamo andare? Ovvero quali
risultati/obiettivi vogliamo conseguire?
- Cosa dobbiamo fare per arrivarci? Ovvero
quali azioni dobbiamo intraprendere per raggiungere gli obiettivi che ci siamo
dati?
Il
ciclo composto dalle tre domande rappresenta la perenne necessità di verificare
l’effetto delle azioni fatte e di verificarne l’efficacia “confrontandole” con
gli obiettivi che si vuole raggiungere.
Il
Controllo di Gestione è quel “qualcosa” che ci consente di mettere in pratica
questo schema e, quindi, può essere così definito:
Un insieme di strumenti e procedure
che consente di stabilire il dove siamo e dare utili indicazioni sul cosa
dobbiamo fare per arrivare là dove vogliamo andare.
Volendo
fare un’analogia con un oggetto ormai entrato nella vita di tutti i giorni, il
Controllo di Gestione è il Navigatore aziendale:
- in ogni istante ci dice dove siamo e da
che parte dobbiamo girare man mano
che procediamo nel traggitto, ma per farlo è stato necessario,
- che qualcuno (gli organi decisionali)
stabilisse la meta (obiettivo) del viaggio ovvero definisse la Strategia
Aziendale,
- che qualcun altro (gli organi
esecutivi), in base alle indicazioni del navigatore, decida e metta in pratica
le sigole azioni (guidi la macchina) ovvero i Manager che operano per
raggiungere i singoli risultati (tappe intermedie del viaggio).
Il
navigatore funziona facendo “il punto” in base ai satelliti GPS ovvero
eseguendo dei calcoli “trigonometrici” fra i satelliti e la vettura e ne
visualizza l’esito in forma grafica; il Controllo di Gestione “funziona”
raccogliendo i dati contabili ed i dati di produzione e li elabora sintetizzandoli
negli indicatori che il Manager prefererisce e che meglio si adattanno
all’azienda ed al mercato in cui opera. È per questo motivo che due aziende
diverse avranno due sistemi di
Controllo di Gestione diversi anche se entrambi (tutti) i sistemi condivideranno i principi contabili ed economici e
forniranno alcuni dati di utilità universale
(per esempio il fatturato ed il reddito ante imposte).
Il
compito di un esperto di Controllo di Gestione è capire le esigenze del
Manager, comprendere le caratteristiche dell’azienda e realizzare un sistema di raccolta dati definendo
strumenti (il come) e procedure (chi e quando) affinchè il sistema
fornisca dati attendibili e tempestivi minimizzando i costi e l’impatto
sull’organizzazione. Dovrà infine preoccuparsi che il Manager conosca la genesi dei numeri (come sono stati
calcolati), acquisisca esperienza sulla loro interpretazione ed impari ad usare i dati forniti dal sistema.
Un'ultima considerazione: le aziende nel tempo cambiano,
è quindi necessario che i sistemi di Controllo di Gestione usati dai loro
Manager si adattino/evolgano di pari
passo.